Blog
Strategia i SOP
Ster na S&OP, czyli czy płynie z nami Kapitan?
Z pamiętnika drugiego oficera na statku SIOP…
Jak często analizując ryzyko wdrożenia nowego procesu przyglądacie się pułapkom, które mogą zrujnować całe wdrożenie? Czy w ogóle to robicie? Czy może wpadacie w szał korzyści, które będą po zmianie, bo inne firmy (konkurencja) chwalą się tysiącami $ oszczędności dzięki takiemu wdrożeniu! Skoro „ONI” dali radę to i MY to zrobimy, nic prostszego –> ogłaszamy projekt, (w)skazujemy lidera tego przedsięwzięcia i machina ruszyła…czekamy na profity $$$!
BACH!!
I tak pewnego poranka zostajecie liderem na statku zwanym „wdrożenie S&OP”. Statek jest, załoga też, to teraz trzeba ruszyć…Tylko jak? O tym JAK, ten proces powinien wyglądać i JAK, budować każdy z etapów, znajdziecie setki materiałów w książkach, bazach wiedzy, czy na szkoleniach. Większość z tych materiałów nie opisuje jednak pułapek, jakie na Was czekają i tu…
Ale, ale? Pułapek? Nikt nie mówił o pułapkach, tylko o sukcesie!
…tak, tak, pułapki, o tym milczą wszyscy, ale spokojnie pokażemy Wam, jak je rozpoznać i jak ich unikać, bo TAK, sami w nich byliśmy i nie boimy się o tym mówić! 😊
Zacznijmy od jednej z najpopularniejszych pułapek, która, UWAGA! spotkać Was może zarówno podczas wdrażania, jak i w działającym już cyklu.
Spotkań, tych w procesie S&OP, szczególnie w początkowych fazach wdrożenia jest od kilku do kilkudziesięciu w skali miesiąca w zależności od wielkości firmy, jej złożoności i portfolio wyrobów. Istotne, żeby wśród nich było to najważniejsze zamykające cykl - spotkanie S&OP, bardziej znane jako executive meeting.
Jak „meeting” -> to odpowiedni zespół, który jest na nim obecny,
Jak „executive” -> to zespół obradujący musi być decyzyjny w kwestiach kierujących przyszłymi losami firmy,
Ale jak decydować bez najwyższego decydenta?
I tu odsłania się nasza pułapka – jest spotkanie, jest zespół, ale nie ma PREZESA! Jak podjąć decyzje o zakupie maszyn czy braku obsłużenia jednego z Klientów bez uzyskania zgody prezesa? A może zaryzykować i po prostu podjąć tę decyzję za niego, skoro się nie pojawił? Jeśli lubicie hazard, to owszem możecie podjąć taką decyzję sami, model takiego funkcjonowania procesu S&OP będzie tak długo sprawdzalny, aż Wasza decyzja nie będzie w kontrze do tego, co robi prezes, a on np. pewnego dnia bardzo polubi Klienta, zaraz po jego „miłym” telefonie, którego WY zdecydowaliście się nie obsłużyć w decyzji S&OP. Wtedy nie ma czasu na wyjaśnienia i analizy, prezes zmienia priorytety odgórnie. Ot tak, cały Wasz plan ze spotkania executive rozpadł się, jak domek z kart. Mało przyjemna sytuacja, dlatego polecamy, żeby jednak ZAANGAŻOWAĆ PREZESA w proces S&OP.
Łatwo powiedzieć „zaangażować”, ale jak to naprawdę zrobić?
Warto na to wyzwanie spojrzeć bardziej szeroko i może trochę nietypowo. Poniżej przedstawiamy dwa ruchy jakie możecie wykonać:
- „POZNAJ SWOJEGO PREZESA”. Może czytając to uśmiechacie się pod nosem, ale uwierzcie warto to zrobić. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że Prezes to też człowiek, więc proponujemy po prostu z nim porozmawiać i poznać jego punkt widzenia, potrzeby i tematy, jakie chciałby poruszać na spotkaniach executive. Warto poznać, w jakim stylu funkcjonuje nasz prezes, żeby wiedzieć, jakim językiem z nim rozmawiać, tak aby informacje, które chcemy przekazać na spotkaniu trafiały do niego w prawidłowej formie. Dla przykładu, ja jestem typowo „żółtą” osobą (kolory według modelu Insights Discovery - modelu opisującego indywidualny styl funkcjonowania, źródło: http://www.insights.pl/model-insights-discovery), czyli dość naturalne jest dla mnie podejmowanie decyzji w oparciu o niepełne dane, lubię eksperymentować i tak postrzegam świat. Mój szef jest typowo niebieskim menadżerem, jego świat składa się z tabelek i cyfr, formuł i Excela, który twardo ukazuje mu rzeczywistość i ułatwia podejmowanie decyzji – dla niego świat bez Excela, to jak życie bez ręki. A dla mnie dziś świeci słońce więc warto poeksperymentować. Dwa skrajne typy, które spotykają się na jednym spotkaniu i co lepsze, to ja przedstawiając swoje scenariusze muszę trafić do mojego szefa, w taki sposób, żeby je zrozumiał i na ich podstawie podjął decyzję! Duże wyzwanie, ale pozwoli Wam na lepsze przygotowanie się do spotkania executive i zaoszczędzi setki godzin, które mijałyby Wam na bezproduktywnych spotkaniach, aby w końcu dojść do tego samego wniosku – zmiany sposobu komunikacji.
- „PRE-MEETING” czyli jeśli czujecie, że same spotkania executive nie przynoszą efektu, są długie i bezproduktywne, a prezes na nich wyciąga z Was masę informacji, aby spełnić zadanie i podjąć JAKĄŚ decyzje, której i tak do końca się nie trzymacie… to czas najwyższy przestać zabijać S&OP’a i pomyśleć, jak go postawić na nogi! Takim rozwiązaniem może być wprowadzenie dodatkowego spotkania, przed spotkaniem executive, w gronie osób ze spotkania S&OP, ale bez prezesa. Pre-meeting, bo o nim mowa, to czas dla Was, to danie sobie szansy na wspólne przeanalizowanie wszystkich wyzwań, które wyszły ze wcześniejszych etapów cyklu. Przygotowanie do nich scenariuszy, omówienie ich i wybranie max trzech, z którymi się zgadzacie i według Was są najlepszymi rozwiązaniami wypracowanymi w końcu przez najlepszych ekspertów! Te max trzy scenariusze już w konkretach i szczegółach, z ich plusami i minusami w całości prezentujecie prezesowi na spotkaniu executive. Co zyskujecie?
- Podjęcie decyzji, z którymi zgadzacie się wszyscy razem na spotkaniu – to WASZE scenariusze
- Przewidywalność pracy – dobrze przygotowane scenariusze dają jasne priorytety w działaniach operacyjnych na niższych szczeblach
- Spokój ducha – jeśli ostatecznie wybrany scenariusz zakładał, że nie obsługujemy Klienta X, to nawet jeśli Klient zadzwoni do Prezesa, ten nie wykona nagłych ruchów (a przynajmniej jest na to większa szansa)
- Zaangażowanie prezesa – dobrze przygotowane scenariusze pozwalają prezesowi szybko wybrać najlepszy a nic tak nie buduje zaangażowania jak wpływ na ostateczne decyzje
Tak oto drogi Liderze Wdrożenia S&OP pokonałeś pierwszą pułapkę, która czyha na sukces Twojego projektu! Ahoj przygodo, ruszamy dalej na morze, a tam? Tam czekają kolejne, o których Ci opowiemy w dalszych odsłonach naszego felietonu Ster na S&OP !
AHOJ PRZYGODO!
