Blog
Prognozowanie

Z życia pracownika SCM. Prognozowanie.

O prognozowaniu mówimy na SMC’ie (Zarządzanie Łańcuchem Dostaw) i dodatkowych szczegółów dostarczamy na MPP’ie (Nadrzędne Planowanie Zasobów). Z mojej perspektywy (jako osoby prowadzącej oba szkolenia, ale także osoby, która kiedyś musiała prognozować – nie ze względu na zajmowane stanowisko, ale jako „ochotnik”) uważam, że wiedzy jest aż nadto. Dlaczego zatem uczestnicy naszych szkoleń nie biorą byka za rogi i nie prognozują?

Nie wiem. Nie potrafię na to pytanie odpowiedzieć, ale…

Joanna została wytypowana z działu finansowego – awans równoległy, czyli nie zmieniasz stanowiska na kierownicze, ale zmienia ci się kierownik. Trafiła do nowo powstałej komórki S&OP. Marcin i Joanna – taka dwójka kamikadze, która będzie teraz walczyła z całą firmą. Może czasami dostaną wsparcie zarządu, a czasami nóż w plecy. Oczywiście marketingowo zostało to świetnie sprzedane – Joanno, jesteś najlepszym analitykiem w firmie. Nikt Tobie nie dorównuje.

Marcin wysłał Joannę na pierwsze szkolenie SCM. W firmie Joanna pracuje długo, zna produkty, zna ludzi, ale nigdy nie uczyła się planowania, a studia z tego zakresu to też nie jej bajka. Trzeba się doszkolić. Skoro miała wspomagać Marcina w procesie S&OP (który zainicjowany został parę miesięcy temu), to kolejnym krokiem było szkolenie MPP. Dużo wiedzy, dwie cegły (podręczniki) przybyły na półce i co dalej. Miała szczęście… Ta frustracja co dalej, od czego zacząć, jak to zrobić, czym się zająć… była widoczna na twarzy Joanny w ostatnim dniu szkolenia. Trener prowadzący szkolenie usłyszał w przerwie, podczas luźnej rozmowy, że S&OP to chyba „padnie” tak szybko, jak szybko został wdrożony. Joanna zakwestionowała jakość S&OP, a raczej jakość danych wejściowych – prognoz z działu handlowego. Standardowa firma i sytuacja: handlowiec jest od sprzedaży, a nie od robienia prognoz, nieprawdaż? Trener zaproponował wsparcie – spotkajmy się kilka razy na sesjach online (brzmi jak sesje u terapeuty) i przećwiczmy to prognozowanie. Dane muszą być firmowe, z ukrytymi nazwami, ale tak by Joanna wiedziała o co chodzi.

W pierwszej sesji online Joanna z konsultantem rozstrzygnęli dylemat: co prognozujemy?! Popatrzyli na dane sprzedaży, na zamówienia. Generalna zasada mówi: bierzmy to do prognozowania co najbardziej oddaje „chciejstwo klienta”. I tak zazwyczaj jest…, ale nie zawsze. W przypadku tej firmy cena produktu bardzo mocno zależy od otoczenia gospodarczego, rynków światowych. Konkurencja po stronie producentów, ale także dystrybutorów jest duża. Firma tylko sporadycznie ma podpisane kontrakty długookresowe z klientami. Innymi słowy: przychodzi klient, który sprawdza czy jest dostępny produkt w odpowiedniej cenie i… albo kupuje, albo idzie do konkurencji. Co więcej, klienci czasami wrzucają zamówienie z gigantycznymi wolumenami (pokrywającymi okres 2-5 miesięcy). Dlaczego? Otóż, wiedzą, że firma nie jest w stanie takich wolumenów dostarczyć, a zatem „łaskawie” zgadzają się na rozłożenie dostaw w czasie, ale… przy cenie, która jest w dniu złożenia zamówienia. Niezły sposób na zagwarantowanie sobie stabilności ceny.

W przypadku firmy Joanny do analizy trafiły dane sprzedaży. Historia sprzedaży była pokaźna: 7-9 lat zależnie od grupy. Oczywiście, dane nie były oczyszczone. Joanna czasami była w stanie przypomnieć sobie jakieś zdarzenie, które miało wpływ na dostępność produktów, ale niewiele więcej. Znając zasadę SISO (z ang. coś tam IN coś tam OUT) konsultant pokazał na sesji online, jak poprowadzić cały proces prognozowania statystycznego. Zrób wykresy, oblicz wskaźnik trendu, określ założenia do prognozy, zrób prognozę odpowiednią metodą (korespondującą z założeniami) i oblicz błąd prognozy. Oczywiście najpierw wykorzystana została metoda „Focus forecasting” (można spotkać też określenie „ex-post”), czyli prognozujemy okresy, które już się wydarzyły. Tam kalibrujemy naszą prognozę. Film z sesji został przekazany Joannie wraz z pracą domową – zrób kolejną grupę na następne zajęcia, a swoją pracę miała podesłać odpowiednio wcześniej konsultantowi.

Na kolejnej sesji online konsultant wskazywał dobre rozwiązania, ale też i dziury, lub proste błędy. Zauważalne były pierwsze pozytywne zachowania – w jednym przypadku rok 2020 nie był brany w ogóle pod uwagę. Dlaczego? Gigantyczne zawirowania na rynku, rozbudowa zdolności w organizacji. Dane z tego roku więcej by namieszały niż by pomogły. Wyposażona w taką wiedzę, Joanna czekała na koniec miesiąca. Efekt był co najmniej przyzwoity. Skoro prognoza po styczniu pozostała aktualna (nie trzeba było zmieniać założeń), to trzeba pójść krok dalej – w styczniu 2023 zrobić prognozę na rok 2024. Czy będzie obarczona dużym błędem – ależ oczywiście! Alternatywą jest 100% błąd, kiedy nie mam żadnej prognozy.

Joanna rozpoczęła przygodę z prognozowaniem w grudniu – pierwsze prognozy, a po styczniu pierwsza weryfikacja. Efekty (ciągle ta sama prognoza – bez zmian od stycznia!): błąd systematyczny wahał się w granicach -9% do +7%. Jednak by być precyzyjnym – dla jednej grupy produktowej błąd za styczeń i kolejne miesiące wyniósł: -1%, -7% oraz -9%. Z drugiej strony była grupa, gdzie styczeń zakończono na poziomie +4%, luty +7%, a marzec +6%. I to są najgorsze wyniki błędu systematycznego! Zakres wartości błędu waha się zazwyczaj w granicach 2 punktów procentowych, w jednej grupie to 6 pp., a w najgorszej 8 pp. (różnica pomiędzy maksymalnym błędem, a minimalnym w horyzoncie analizowanych 3 miesięcy). Sam wynik jest super. Rewelacja! Konsultanta cieszyło jednak coś innego. Joanna zgłosiła się z 5 grupami do prognozowania (poziom S&OP). Sama z siebie i bez żadnej pomocy konsultanta wykonała prognozy na kolejnych 4 grupach produktowych do kolejnego zakładu w grupie. Dodatkowo na S&OP, wraz z Marcinem, pokazują prognozę statystyczną i prognozę… działu sprzedaży. W obu przypadkach jest liczony błąd systematyczny i losowy. Wypracowana została formatka, standard pracy. Joanna została przypisana jako osoba odpowiedzialna za aktualizację prognoz. Pozostało do zaangażowania dział handlowy, ale to już wymaga mozolnej pracy i gigantycznej cierpliwości. Okazało się, że jednak można…

P.S. W jednym z miesięcy w jednej grupie błąd systematyczny wyniósł 0,4%, ale przy zaokrągleniu w komórce pokazało się 0%. Jaka była radość i duma! Jaki był smutek i rozczarowanie, gdy wredny konsultant zakomunikował, że to żadna zasługa Joanny, a jedynie szczęście, fuks.

autor: Konrad Grondek, MPM Productivity Management

Jeśli chcesz poszerzyć wiedzę o prognozowaniu, planowaniu sprzedaży i operacji; budowaniu i zarządzaniu głównym harmonogramem produkcji