Blog
Zarządzanie zapasami i VMI

VMI (Vendor Managed Inventory) - Sposób na nieprzewidywalnych Klientów. Część I - Jak pogodzić interesy Klienta i dostawcy?

Bogusz Dworak

W części pierwszej niniejszego artykułu przedstawimy ideę rozwiązania VMI oraz korzyści, które tego typu rozwiązania przynoszą Klientowi i dostawcy. Część druga artykułu opisuje koszty wdrożenia VMI oraz studium przypadku – wyniki programu VMI wdrożonego w farmacji.

VMI – co to jest?

Często przedsiębiorstwa narzekają na współpracę ze swoim ważnym Klientem lub kluczowym Dostawcą. Warto w takiej sytuacji sięgnąć po od dawna stosowane, ale w ostatnich latach „odkurzone”, usystematyzowane metody. Mamy na myśli podejście VMI (Vendor Manager Inventory) – czyli zarządzanie zapasem przez dostawcę. Jest to metodologia będąca szczególnym przypadkiem ogólniejszej klasy modeli współpracy w ramach łańcucha dostaw, określana jako CPFR (Collaborative Planning, Forecasing & Replenishment) – czyli wspólne planowanie, prognozowanie i uzupełnianie zapasów.

CPFR i w szczególności VMI, będące przedmiotem niniejszego artykułu, to metodologie bazujące na zacieśnianiu relacji pomiędzy Dostawcą i Klientem. W tej relacji Dostawca przejmuje od Klienta aktywności związane z zarządzaniem zapasami i ich odnawianiem.

VMI – korzyści dla Klienta

Obniżenie zapasów osiągane jest zwykle po prostu dzięki wprowadzeniu spójnej i konsekwentnej metodologii zarządzania zapasami. Moje doświadczenia we wdrażaniu VMI w farmacji z zakresu leków podstawowych wskazuje na średnio 20% obniżenie wielkości zapasu w ciągu 6-10 tygodni od rozpoczęcia działania programu VMI. W opisanym w drugiej części artykułu studium przypadku, wprowadzenie VMI przyniosło stabilne obniżenie zapasu o 22% w ciągu 10 tygodni od momentu wdrożenia.

Przeniesienie aktywności związanych z planowaniem na dostawcę – w metodologii VMI zarządzanie zapasami leży po stronie dostawcy. To dostawca na podstawie dostarczonych danych o faktycznym zużyciu i zapasie oblicza wielkość zamówienia uzupełniającego.

Obniżenie inwestycji w zapasy – w dojrzałym VMI przeniesienie własności na Klienta (i co za tym idzie zobowiązań finansowych) następuje w momencie pobrania towaru do zużycia, a nie w momencie przyjęcia dostawy. W oczywisty sposób zmniejsza to wartość gotówki zamrożonej w towarze. Rozwiązanie takie jednak wymaga rozwiązania kwestii prawnych i – szczególnie w farmacji – jakościowych.

Należy jednak wspomnieć, że VMI łączy się z dodatkową pracą ze strony Klienta. Wymaga dostarczania w regularnych odstępach czasu (zwykle raz w tygodniu) informacji o faktycznym zużyciu oraz zapasie. Oczywiście można te aktywności zautomatyzować i sprawić, aby informacje trafiały bez potrzeby angażowania pracowników bezpośrednio z systemu informatycznego Klienta do systemu informatycznego Dostawcy.

VMI – korzyści dla Dostawcy

Stabilizacja planów dostaw i harmonogramów transportu

Dzięki wprowadzeniu spójnego modelu zarządzania zapasami – opartego o analizę zużycia w równych okresach (zwykle tygodniowych) w naturalny sposób narzuca uzupełnianie zapasu również w regularnych odstępach czasu. Pozwala to dostawcy na wprowadzenie Klientów biorących udział w programie VMI do pewnego harmonogramu dostaw w naturalny sposób. Zapobiegamy dzięki temu zamówieniom „na cito” oraz nadmiernym kosztom transportu. Możemy ułożyć Klientów we względnie stałe trasy transportowe i optymalizować obciążenie floty dystrybucyjnej oraz pracę magazynu dystrybucyjnego.

Możliwość wygładzania zapotrzebowania

Częstokroć dzięki zastosowaniu profesjonalnych metodologii zarządzania zapasami można końcowy popyt Klienta, który nie jest stabilny, znacznie wygładzić jako potrzeby netto uzupełnienia. Szczególnie jaskrawa jest możliwość wygładzania w sytuacji popytu cyklicznego (okresowego). Ponieważ wymaga to więcej szczegółów technicznych, a celem niniejszego artykułu jest raczej wskazanie głównych zalet relacji VMI niż ilustracja narzędzi, zachęcam Czytelników zainteresowanych szczegółami do bezpośredniego kontaktu na adres Bogusz.Dworak@mpm24.com. Wygładzone zapotrzebowanie ma kluczowy wpływ na możliwość stabilizacji planów produkcji oraz zmniejszenie zapasów bezpieczeństwa wyrobów gotowych i surowców u Dostawcy.

Informacja o faktycznym końcowym popycie u Klienta

W systemie VMI uzupełnianie zapasów odbywa się na podstawie informacji o zużyciu towarów u Klienta. Dzięki temu dostawca uzyskuje informację o popycie ostatecznego konsumenta – co pozwala lepiej zrozumieć naturę popytu, jego wzorce, lepiej wykrywać sezonowość oraz trendy zapotrzebowania. Można w planowaniu znacznie zredukować zjawisko byczego bicza związanego nerwowością ogniw łańcucha dostaw wynikającą najczęściej z niedostatecznego przepływu informacji. W systemie VMI budujemy naturalną platformę do regularnej wymiany informacji i w ten sposób zapobiegamy powstawaniu tego zjawiska walcząc u źródeł z pierwotnymi przyczynami jego powstawania.

Informacje zwrotne

Dzięki zacieśnieniu relacji z Klientem możliwe staje się pozyskiwanie informacji, które nie były wcześniej dostępne. Możemy się mianowicie dowiedzieć np. o preferowanym kierowcy dostarczającym towar, planach rozszerzenia asortymentu, spodziewanych zmianach popytu ze względu na plany Klienta, kłopotach z oznakowaniem i handlingiem naszego towaru, etc. Są to informacje bezcenne dla dostawcy, gdyż może on wejść w ich posiadanie zanim np. kłopot z mniej kulturalnym kierowcą, spóźnieniami w dostawie, niewłaściwym opakowaniem stanie się na tyle uciążliwy, by być przedmiotem reklamacji.

Mamy szansę dowiedzieć się o tych drobnych lub większych niedociągnięciach, zanim staną się dla Klienta dużym kłopotem, a dostawca straci na wizerunku jako kooperant sprawiający trudności. Często możemy się dowiedzieć szybko o nowych pomysłach, rozwiązaniach i poczynaniach konkurencji, np. w stwierdzeniach typu „a firma X dostarcza nam już te produkty tak a tak”. Ponadto, jeżeli skutecznie zareagujemy na sugestie Klienta możemy zyskać jako Dostawca, który słucha Klienta, liczy się z nim i jest partnerem nie tylko jako firma, ale jako konkretne osoby, które są po drugiej stronie słuchawki telefonicznej i biorą pod uwagę jego sugestie.

Budowanie zapory konkurencyjnej i przygotowanie do wymagań dnia jutrzejszego

VMI buduje relacje. Często decyzje biznesowe o wyborze dostawcy to decyzje emocjonalne. Oparte na tym, kto jest sympatyczniejszy, kto zapyta jak idą studia mojego syna, jak udał się wypad na narty, …. etc. Jak już wspomniałem, VMI w naturalny sposób buduje platformę do regularnych kontaktów i budowania osobistych relacji z Klientem.

Ponadto moje doświadczenia wskazują, że Klienci przyzwyczajają się do VMI. Przyzwyczajają się do sytuacji, w której dostawca jest odpowiedzialny za utrzymywanie zapasu i obliczanie wielkości partii uzupełniających.

Zatem VMI, jako tworzący dla Klienta konkretną wartość dodaną do produktu lub usługi, może być skuteczną zaporą przeciw konkurencji. Marzę o dniu, w którym w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia (SIWZ) zaczną pojawiać się oprócz wymagań dotyczących jakości produktu wymagania, że dostawca sam będzie troszczył się o dostępność zapasu i wysoki poziom obsługi Klienta końcowego. Biorąc pod uwagę fakt rosnących wymagań Klientów, oraz fakt, że wymagania dotyczące wysokiej elastyczności dostaw zaczynają już być elementem SIWZ, jest to moim zdaniem tylko kwestia czasu.

W drugiej części artykułu przedstawione zostaną koszty wdrożenia VMI oraz studium przypadku – na przykładzie wdrożenia VMI w farmacji.

Maj 2008