Wdrożenie i doskonalenie procesu prognostycznego

W firmie, by zadziałało planowanie zintegrowane zgodne z najlepszymi praktykami i standardami wypracowanymi przez APICS, niezbędne jest uporządkowanie w pierwszej kolejności procesu prognozowania popytu - aby zapewnić, że planowanie będzie zasilane wiarygodnymi i aktualnymi prognozami.

Typowe kłopoty, z którymi borykają się firmy przy tworzeniu i aktualizacji prognoz to: brak jasno przypisanej odpowiedzialności za prognozę, brak zaufania prognoz, prognozy nieaktualizowane ze względów politycznych, niewiarygodne prognozy od Klientów, funkcjonowanie równolegle kilku wersji prognoz w firmie, brak jasno określonych celów prognozowania, zbyt szczegółowe lub zbyt ogólnikowe prognozy, nadmierna zmienność prognoz.

Jak w takiej sytuacji ma funkcjonować planowanie zintegrowane, dla którego wiarygodna, stabilna i realna prognoza jest jedną z najważniejszych informacji wsadowych?

W tym kontekście celem proponowanych warsztatów prognostycznych jest aby:

1)      Powstała wiarygodna prognoza spodziewanego popytu w wybranej rodzinie pilotażowej, odzwierciedlająca wzorzec zamawiania przez Klientów, zaplanowane wydarzenia, sezonowość i inne czynniki, które mają wpływ na popyt i powinny być odzwierciedlone w prognozie.

2)      Powstał proces prognostyczny, który będzie dbał o to, aby wraz z nadchodzącymi danymi o faktycznym popycie (zamówieniami Klientów) oraz wraz z nadchodzącymi nowymi prognozami od Klientów (gdy firma otrzymuje prognozy od Klientów) utrzymać prognozę na wiarygodnym poziomie, dbając jednocześnie o jej stabilność (aby nie przekazywała niepotrzebnych zmian do planowania i nie powodowała nerwowości po stronie planowania produkcji i zaopatrzenia) oraz o wiarygodne przekazywanie nowych informacji i zmian w spodziewanym popycie.

Ten proces prognostyczny prawdopodobnie w Państwa firmie będzie angażował zarówno pracowników firmy (wybranego planist(k)ę popytu dla rodziny pilotażowej, obsługę Klienta, Sprzedaż/Marketing, być może również planistę produkcji) oraz prawdopodobnie będzie zawierał, przynajmniej dla niektórych Klientów, fazę uzgodnienia prognozy z Klientem.

Proponujemy poświęcić na warsztaty prognostyczne 2-3 dni, w trakcie których zespół poznałby praktyczne metody przygotowania, aktualizacji, uzgadniania i komunikacji prognoz oraz przygotował propozycję arkuszy prognostycznych  dla wybranej rodziny pilotażowej, stworzył prognozę oraz przygotował propozycję procesu prognostycznego.

Zalecamy, aby wdrożenie było przeprowadzone w pierwszej kolejności wyłącznie na jednej, wybranej rodzinie pilotażowej.

Nasze doświadczenia z firm pokazują, że z porządkowaniem procesu prognozowania wiąże się, zwłaszcza na wczesnych etapach, znaczny nakład pracy związany z pozyskaniem danych i ich walidacją. Dodatkowo, w pierwszych tygodniach wdrożenia format plików służących do zbierania danych i prognozowania często ulega zmianom. Podobnie podejście do prognozowania. Znacznie łatwiej jest wprowadzać takie zmiany w plikach dotyczących jednej rodziny. Znacznie łatwiej jest uchwycić i utrzymać uwagę zespołu i skupić się na celach w przypadku jednej rodziny.

Nasze doświadczenia pokazują, że dopiero po zakończeniu całości wdrożenia dla rodziny pilotażowej warto rozszerzać wdrożenie na następne grupy wyrobów – i obywa się to wtedy typowo znacznie łatwiej, gdyż zespół jest już bogatszy o doświadczenia z wdrożenia pilotażowego i przetarł już ścieżki i wypracował rozwiązania które mają szanse być efektywne w firmie.

Aby wdrożenie i doskonalenie procesu prognozowania było skuteczne i zaowocowało trwałymi skutkami w firmie, rekomendujemy poniższy schemat wsparcia z naszej strony.

1. Diagnoza szczegółowa.
2. Szkolenia budujące wiedzę – opcjonalnie.
3. Samodzielne prace przygotowawcze.
4. Warsztat wdrożeniowy.
5. Coaching – follow up.