Marnotrawstwo - Muda jak z tym walczyć?
"Nawet najdłuższa podróż zaczyna się od jednego kroku" - Lao Cy
Powyższa sentencja oddaje całe sedno opisywanego w tym artykule tematu. Pewnie Drogi Czytelniku zastanawiasz się co ma “piernik do wiatraka”, ale aby mówic o eliminacji marnotrawstwa musisz zacząć od samych podstaw, czyli rozpocząć długą podróż zaczynając od postawienia pierwszego kroku. Tym krokiem jest poznanie pewnych prawideł, które są ściśle związane z tematem marnotrawstwa w obszarze biznesowym (jak, również w obszarze prywatnym). Stare porzekadło mówi: “ryba psuje się od głowy”. Jest to tylko i wyłącznie znana sentencja ciągle przez Ciebie i Twoich znajomych powtarzana zarówno w pracy jak i życiu prywatnym, ale czy Wiesz co się za tym kryje? Czy Wiesz jakie to ma odzwierciedlenie na gruncie zawodowym - w przedsiębiorstwie zarówno produkcyjnym jak i usługowym? Jakie cele stoją przed każdym przedsiębiorstwem? Czy te cele są na tyle transparentne i znane wszystkim pracownikom? Czy postawa "głowy" jest właściwa w zarządzaniu całym ciałem "ryby"? Czy głowa daje dobry przykład reszty ciału? W tym artykule przedstawię podejście do eliminacji marnotrawstwa znane od wielu lat, Podejście małych, rzec można by kosmetycznych ruchów: “jednego kroku - serii pojedyńczych kroków”
A mianowicie....
Istota “Magicznego Trójkąta”
Przed każdym przedsiębiorstwem stoją trzy główne cele, zobrazowane za pomocą trójkąta, którego wierzchołki przedstawiają poszczególne z nich.
Rysunek 1. przedstawia wyżej wspomniany trójkąt, którego wierzchołki oznaczają trzy główne cele, z których wyznaczane są pozostałe wskaźniki obowiązujące w przedsiębiorstwie.
POK - Poziom obsługi Klienta
Koszty
Efektywność
W każdym przedsiębiorstwie szczególnie uwypuklane są i Oczekiwania Klienta – dążenie do spełnienia jego jak najbardziej wyrafnowanych zachcianek - a wszystko to po to, aby Klient był usatysfakcjonowany. Co z tego wynika? Otóż to, że i Ty czytelniku jesteś również Klientem i takie same masz wymagania wobec swojego poddostawcy, czy to produktu, dobra fizycznego (samochód, telefon, telewizor etc..) czy też usługi (kosmetyczka, fryzjer, hydraulik etc.). Czyli wiedz, że Tobie podobni Klienci będą mieli takie same wymagania przed Tobą - Twoim przedsiębiorstwem. Ten aspekt, czyli zadowolenie i satysfakcja Klienta opisywana w naszym trójkącie odzwierciedlona jest przy pomocy wskaźnika POK. Z drugiej strony mamy oczekiwania Właściciela, czyli Twoje. Właściciel chciałby osiągnąć jak najlepsze wyniki - czytaj zyski - z prowadzonej przez siebie aktywności biznesowej. Trzeba zatem dostarczać Klientowi produkt finalny (wyrób vel usługę) przy jak najniższych kosztach i najwyższej efektywności. W tym przypadku mamy dwa pozostałe wskaźniki a mianowicie Koszty i Efektywność.
Pewnie teraz Czytelniku zastanawiasz się jak jedno z drugim pogodzić? W jaki sposób dostarczyć Klientowi produkt, aby spełnić wszystkie trzy aspekty, Klienta usatysfakcjonować, wyprodukować i dostarczyć przy jak najniższych kosztach a zarazem efektywnie wykorzystać wszystkie dostępne zasoby. W momencie, gdy chcesz ograniczyć koszty i zwiększyć efektywność swoich zasobów zastanawiasz się nad kilkoma kwestiami, a mianowicie: zwiększeniu wydajności, redukcji kosztów związanych z zakupem materiałów, inwestycji w nowe technologie itp.
Czy taki tok myślowy jest właściwy? Czy jest to słuszna droga? W swojej istocie jak najbardziej, ale nie zawsze tani oznacza dobry, nie zawsze dużo oznacza efektywnie i tego typu wątpliwości można mnożyć w nieskończoność.
Aby móc w sposób skuteczny wpłynąć na dwa wskaźniki: Koszty i Effektywność, musisz Czytelniku zdać sobie sprawę z tego, co tak na prawdę Cię boli. Musisz umieć zidentyfikować realne ograniczenia istniejące w Twojej organizacji, obszarze w którym pracujesz - aby tego dokonać, musisz umieć nazwać po imieniu te ograniczenia i zaklasyfikować je jako Marnotrawstwo występujące w codziennej pracy. W daleszj części tego artykułu przybliżę główne rodzaje marnotrawstwa występujące w obszarze produkcyjnym jak i w logistyce i dystrybucji oraz z administracji.
Istota marnotrawstwa
1. Nadprodukcja
Najgorszy rodzaj marnotrawstwa wynikający z wielu innych ograniczeń istniejących w przedsiębiorstwie. Może to być powiązane z niewłaściwym planowaniem strategicznym przedsiębiorstwa, lub z nie nieprawidłowym wykorzystaniem dostępnych zasobów. Ten rodzaj marnotrawstwa jest głównym motorem i generatorem pozostałych rodzajów marnotrawstwa.
2. Zwiększone zapasy
Zwiększone zapasy są produktem ubocznym nadprodukcji, skoro produkujemy więcej, aniżeli jest to wymagane, tak więc budujemy zapasy zarówno wyrobów gotowych jak i półwyrobów gotowych. Oczywiście nadmiar zapasów zawsze można w racjonalny sposób wytłumaczyć, ale czy o to faktycznie chodzi? Nie jest sztuką zamrażać pieniądze w nadmierne zapasy, ale sztuką jest, aby one były na odpowiednim poziomie. Co za tym idzie: uwolniona gotówka powinna zarabiać.
3. Zbędny transport
Transport jest widoczny w każdym zakładzie - i to jest normalne. Ale czy rzeczywiście jest on wymagany w takim wymiarze jaki teraz ma to miejsce? Zawsze można zadać pytanie ile czasu - metrów musi materiał pokonać wewnątrz zakładu, aż zostanie przetworzony w wyrób finalny i dostarczony do Klienta? Jeżeli wyobrazisz sobie, że jeden metr kosztuje Ciebie 1PLN, to ile pieniędzy jest marnowane każdego dnia, przy wyprodukowaniu jednej sztuki wyrobu?
4. Czas oczekiwania
Czas oczekiwania jest jednym z permamentnych czasów traconych podczas każdego dnia. Zawsze jest on widoczny, czy to w przypadku oczekiwania przez operatora na maszynę, aż ta skończy swój proces, czy też oczekiwanie na przetworzenie informacji i dostarczenie jej do adresata. Chcąc poznać istotę czasu oczekiwania zastanów się chwilę, jak często oczekujesz na rzeczy które musisz wykonać, czy to będzie informacja, jej przetwarzanie etc.
5. Błędy w procesie
Następny rodzaj marnotrawstwa mówiący o niedoskonałości procesu zarówno technologicznego jak i administracyjnego. Chcąc dokładniej poznać istotę marnotrawstwa związanego z błędami w procesie, niech posłuży w tym miejscu przykład korzystania z narzędzia informatycznego klasy ERP. Tego typu narzędzie kosztowało przedsiębiorstwo duże pieniądze, a i tak w dalszym stopniu używane są arkusze kalkulacyjne rozpowszechnionego oprogramowania, które służą jako pomoc w przeliczaniu pewnych wartości, a następnie wpisywaniu ich do systemu. Innym przykładem błędów w procesie, jest wielokrotne powtarzanie pewnych czynności w procesie technologicznym, takich jak czyszczenie obrabianego półwyrobu po każdej operacji np. cięcie rury i gradowanie - czyszczenie - włożenie do pojemnika - transport - wyciągnięcie - czyszczenie - wiercenie - czyszczenie - włożenie do pojemnika - transport - czyszczenie - gięcie - czyszczenie -włożenie do pojemnika etc. Jak widać czynność czyszczenia zbyt często się pojawia i przez to konsumowana jest odpowiednia ilość czasu.
6. Braki i złom
Marnotrawstwo, które w sposób dotkliwy wpływa na Twoje koszty. Klienci coraz bardziej rygorystycznie podchodzą do jakości wyrobów, dając czasem nie do osiągnięcia poziomy od 5-20 ppm na wyrób finalny. Oznacza to, że robi się wszystko aby, wyrażając się kolokwialnie,nie “puścić bubla do klienta” Działania z tym związane to postawienie bariery “jakościowej” na ostatnim procesie technologicznym do sortowania wyrobu finalnego. Taki przypadek generuje ogromne koszty związane z dodatkową pracą nieprzynoszącą wartości dodanej. Corac częściej w przedsiębiorstwach przywiązuje się wagę do poprawy jakości półwyrobów i redukcji odpadu technologicznego wewnątrz przedsiębiorstwa - gdyż to tak naprawdę jest kosztogenne w każdym etapie procesu technologicznego. Tego typu działania są jak najbardziej chwalebne, gdyż dzięki nim można zaoszczędzić duże sumy pieniędzy, aczkolwiek warto się czasami przyjrzeć, czy koszty związane z brakami i wadliwością nie są pochodną innych kosztów tzw . “zaoszczędzonych” zwłaszcza przez działy zakupów, które zredukowały koszty jednostkowe zakupu surowców kosztem zwiększenia odpadowości czy też braków poprzez przetworzenie słabszej jakości tychże materiałów.
7. Zbędne ruchy
Następny rodzaj marnotrawstwa to zbędne ruchy, czasem aż nazbyt widoczne, które wydają się “normą”, czyli czymś, co od dawien dawna istnieje i przechodzi się obok tego nie zwracając na to uwagi. Prawdopodobnie wiele razy w codziennej pracy wykonujesz czynności, które można sklasyfikować jako zbędne ruchy: szukanie dokumentu, wertowanie dokumentacji, szukanie długopisu, znalezienie właściwego pliku na komputerze, szukanie narzędzi na produkcji, schylanie lub obracanie się aby pobrać komponent itp. Ważnym elementem jest zdanie sobie z tego sprawy i zastanowienie się nad tym, co mogę zrobić, aby więcej tych “zbędnych ruchów” nie wykonywać.
Wyżej wynienione rodzaje marnotrawstwa są najczęściej rozpoznawalne w procesach produkcyjnych. Wszędzie jest mowa o Siedmiu rodzajach Marnotrawstwach, inaczej: MUDY. Jednakże to nie wszystko ....
Najgorszym rodzajem marnotrawstwa jest NIEWYKORZYSTYWANIE WIEDZY I TALENTÓW POTENCJAŁU LUDZKIEGO, CZYLI PRACOWNIKÓW. Jeżeli zarządzasz ludźmi, niezależnie od rangi kierownika, brygadzisty, pracownika pamiętaj o tym, że aby skutecznie walczyć z marnotrawstwem, to warto posłuchać pracowników i nawiązać z nimi dialog. Oni dzień po dniu z tym pracują i doskonale wiedzą jak z tym walczyć - wystarczy tylko ich posłuchać i prozmawiać. Wystarczy 15-30 minut każdego dnia. Dużo, czy wystarczająco?
Wyżej wymienione rodzaje marnotrawstwa w znaczący sposób wpływają na efektywność a co za tym idzie i koszty Twojego przedsiębiorstwa. Chcąc redukować koszty, warto znać stan obecny swojego przedsiębiorstwa, a przede wszystkim zidentyfikować poszczególne rodzaje marnotrawstwa.
Istnieje wiele narzędzi pozwalających na eliminację i redukcję poszczególnych rodzajów marnotrawstwa. Jednakże wybór odpowiedniej techniki przysparza wiele problemów i dylematów. W większości przypadków, po upływie określonego czasu nasuwają się wnioski, że wybrane narzędzie jest nieskuteczne i nie przyniosło określonych korzyści jakich byśmy się spodziewali. Dokonując analizy stwierdzamy, że wydaliśmy duże pieniądze na nowe technologie, które zgodnie z obietnicami i przeprowadzanymi analizami powinny przynieść wymierne korzyści na poziomie 20-30%, a w efekcie nie są one tak imponujące.
Zgodnie z poniższym rysunkiem można zauważyć, że największe oszczędności można osiągnąć poprzez edukację pracowników i ich bezpośrednie zaangażowanie w eliminację strat na każdym szczeblu organizacji.
Innym ważnym elementem w redukcji i eliminacji marnotrawstwa jest wiarygodność danych zbieranych z procesów produkcyjnych, jak również z poszczególnych obszarów przedsiębiorstwa. Opierając się na rzetelnych informacjach - danych wejściowych również można w imponujący sposób poprawić główne wskaźniki biznesowe.
Mówiąc o zaangażowaniu pracowników należy ich w intensywny sposób zaangażować we wdrażanie narzędzi pozwalających wydobyć ich potencjały i kreatywność poprzez następujące działania:
1. 5S i Wizualizacja - Optymalizacja środowiska pracy
2. Redukcja czasu przezbrajania - SMED
3. Program Total Productive Maintenance
4. Program JIT (Balansowanie Stanowisk Pracy, harmonogramowanie i autoryzacja zleceń produkcyjnych przy pomocy technik Kanban)
Powyższe narzędzia są znane jako narzędzia wchodzące w zakres ogólnie znanego Lean Manufacturing. Jednakże ważnym punktem w wdrażaniu wyżej wymienionych narzędzi, jest wybór metodologii ich wdrażania. Zazwyczaj jest to podejście projektowe z góry ustalonymi “milestones”, co w większości przypadków skazuje takie podejście na niepowodzenie. Decydując się na wdrażanie wyżej wymienionych narzędzi musisz Czytelniku przygotować się na długą podróż, która nigdy się nie zakończy - czyli zawsze będzie coś do doskonalenia, do poprawy, do ulepszenia. Z dnia na dzień będą się rodziły nowe wyzwania i coraz to ambitniejsze cele. Jedynie podejście procesowe umożliwi Ci w sposób systematyczny osiągać poszczególne cele cząstkowe, a co za tym idzie stopnie czy też poziomy doskonalenia. Wdrażaj to wszystko na zasadzie zdrowego rozsądku, codziennie zrób mały krok zbliżający do wyeliminowania poszczególnego marnotrawstwa tego wyżej wymienionego oraz tego, które sam zdefiniujesz w swoim przedsiębiorstwie. Innymi słowy podążaj drogą Kaizen - małych kroków dzień po dniu.
Podsumowanie - Czyli co dalej....?
Co dalej.....? To pytanie nasuwa się każdemu kto chce coś zmienić, udoskonalić zarowno w życiu prywatnym jak i życiu zawodowym. Jedyną rozsądną odpowiedzią na te pytanie jest ta, która przychodzi Wam do głowy i w którą wierzycie.
Ważne jest rozpoznanie i nazwanie poszczególnych barier, które leżą w Waszych przedsiębiorstwach i konsekwentna ich eliminacja dzień po dniu, małymi krokami, nie wszystko na raz.
Podsumowując ten artykuł chciałbym przytoczyć słowa generała Douglasa MacArthura:
“W życiu nie ma bezpieczeństwa. Są tylko szanse do wykorzystania”.
Wojciech Mączyński
