Od chaosu do wiarygodnych prognoz popytu. Jak to zrobić ?
Oto obrazek z przedsiębiorstwa:
Firma zatrudnia sztab ludzi do prognozowania. Mnóstwo czasu i wysiłku pochłania przygotowywanie prognoz, a tymczasem są one wciąż mało wiarygodne. Niezadowolone Kierownictwo i Sprzedaż – bo Klienci permanentnie nie dostają tego, co zamawiają. A przecież prognozowaliśmy! Z drugiej strony wytwórnie, które mimo prognoz nie planowały produkcji dla tego regionu – bo nie ufały tym prognozom. A wytwórnie miały podstawy, aby prognozom nie ufać: przecież tyle razy wyprodukowane towary nigdy nie zostały wysłane i w końcu musieliśmy je odpisać! W tej sytuacji Sprzedaż zadaje sobie pytanie: co zrobić, aby fabryki jednak wyprodukowały? Zwiększmy prognozy, może chociaż połowę zrobią na czas!
W środku tego kotła ja, sfrustrowany planista popytu, który chce jak najlepiej….
Jak rozciąć ten węzeł gordyjski? Jak sprawić, żeby przedsiębiorstwo mogło działać prawidłowo? Jak sprawić, aby Klienci otrzymywali towar na czas i zmniejszyć straty związane z niszczeniem wyprodukowanego pod prognozę, ale nigdy nie wysłanego towaru?
Informacje, które mogą być przydatne przy budowaniu prognozy popytu w przedsiębiorstwie mogą pochodzić z wielu źródeł. Przyjrzyjmy się sytuacji z bliska:
Dział Marketingu przygotowuje prognozy szacując potencjały sprzedażowe. Zgoła inne informacje otrzymujemy od Sprzedawców – zwykle znając Klientów mają więcej obaw, czy nowy produkt przyjmie się tak szybko, czy sprzedaż będzie rosła w tak znacznym tempie, itd. Trzecia rzeczywistość to historyczne dane o sprzedaży. Jeżeli jeszcze dołożyć do tego budżet lub plan roczny, to mamy już co najmniej cztery zestawy danych, zazwyczaj niespójnych. Dodatkowo, często cenną informację o sytuacji na rynku możemy pozyskać od naszych Klientów! Cóż za galimatias! Jeżeli dołożyć jeszcze do tego obrazka Dyrektora Finansowego, który przybiega rozgorączkowany i krzyczy, że prognoza nie może być tak niska i natychmiast musi zostać podniesiona – planista popytu rzeczywiście może mieć już kompletnie dość swojej roboty. A przecież chciał dobrze, żeby prognoza była realistyczna …
Ta opowieść, której fragmenty są częścią codziennej rzeczywistości wielu przedsiębiorstw, nasuwa kilka pytań:
• Jak nie zginąć w tym gąszczu informacji?
• Jak oprzeć się nadmiarowi często sprzecznych danych i zadbać o to, aby produkcja i zaopatrzenie dostały wiarygodne dane?
• Jak utrzymać wiarygodność przygotowywanych prognoz?
• Jak umiejętnie wykorzystać informacje pochodzące z Marketingu i Sprzedaży?
• Jak zapobiegać przybiegającemu trzy razy dziennie Dyrektorowi Marketingu i mnożącym się w nieskończoność wersjom planów?
• Jak zapobiegać ciśnieniu utrzymywania nierealistycznie wysokich prognoz (np. na poziomie budżetu)?
• Jak utrzymać spójność z prognozą finansową?
• Jak rozmawiać ze wszystkimi uczestnikami procesu prognostycznego, aby godzić ich interesy?
• W jaki sposób negocjować i namawiać do urealnienia prognoz?
• W jaki sposób wydajnie wykorzystać te wszystkie informacje?
• Które z tych informacji będą najbardziej pożyteczne w różnych fazach życia produktów?
• Jak napracować się możliwie najmniej i mieć jeszcze czas na cieszenie się z dobrze wykonanej roboty (prognoz wysokiej jakości – np. powyżej 90%)?
Na większość z postawionych pytań odpowiedzią jest właściwe zaprojektowanie procesu prognostycznego w przedsiębiorstwie. Właściwy proces pozwala unikać wielu konfliktów w firmie, przygotowywać plany sprawnie i na czas oraz skutecznie wykorzystywać informacje, które mamy zarówno w historii sprzedawców, jak i planach marketingowych firmy.
Przedstawię na przykładzie przedsiębiorstwa z branży farmaceutycznej, w jaki sposób zabraliśmy się do rozwiązania tych problemów – poprzez zaprojektowanie i wdrożenie nowoczesnego procesu planowania popytu. Pokażę, jaką rolę w tym procesie odgrywają poszczególne funkcje w przedsiębiorstwie: Marketing, Sprzedaż, Planiści, Finanse i Kierownictwo oraz co już udało się dzięki tym wysiłkom osiągnąć.
Mam nadzieję, że pokazane rozwiązania przekonają Państwa, iż można skutecznie i wydajnie przygotowywać prognozy i zainspirują do udoskonaleń w Państwa firmie.
Zapraszam serdecznie!
Bogusz Dworak
